Pracodawca nie wydaje zaświadczeń z ZUS i urzędu skarbowego do zmiany karty pobytu: co robić do końca terminu wezwania. Co robić?

Czego wymaga urząd i na jakiej podstawie

Kiedy cudzoziemiec zmienia pracodawcę, wojewódzki urząd sprawdza, czy nowy podmiot powierzający pracę (podmiot, który zleca pracę, czyli pracodawca) spełnia wymagania ustawy.

Podstawowe normy:

• Art. 120 ustawy o cudzoziemcach (artykuł 120 ustawy o cudzoziemcach, Dz.U. 2025 poz. 1079 t.j.). Jednolity zezwolenie na pobyt czasowy i pracę można zmienić w dowolnym momencie na wniosek cudzoziemca, jeśli zamierza pracować u innego pracodawcy. Okres ważności zezwolenia w tym przypadku nie ulega zmianie.
• Art. 114 tej samej ustawy. Ustala warunki udzielenia zezwolenia: ubezpieczenie zdrowotne, wynagrodzenie nie niższe niż wynagrodzenie pracowników na porównywalnych stanowiskach, nie niższe niż minimalne wynagrodzenie itp.
• Art. 13 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (artykuł 13 ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności zlecania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Dz.U. 2025 poz. 621). Zezwolenia na pracę nie udziela się, jeśli pracodawca ma zaległości w opłacaniu składek do ZUS lub podatków. Wyjątki: odroczenie, rozłożenie na raty, a także przypadek, gdy kwota długu nie przekracza kosztów upomnienia.

Dlatego urząd wymaga zaświadczeń o braku zaległości: bez nich nie może potwierdzić, że pracodawca nie ma długów. Jeśli pracodawca odmawia dostarczenia zaświadczeń, często oznacza to, że ma długi lub nie chce ich pokazać.

Ważne: pracownik nie może samodzielnie uzyskać tych zaświadczeń. ZUS i inspekcja skarbowa wydają je tylko samej firmie lub osobie, którą firma pisemnie upoważniła.

Co się stanie, jeśli nie odpowiesz na wezwanie

Stara karta nie jest automatycznie cofana. Dopóki twoje zezwolenie jest ważne, a wniosek o zmianę decyzji jest rozpatrywany, twoje pobyt zazwyczaj pozostaje legalny. Zobowiązanie do powrotu (decyzja o zobowiązaniu cudzoziemca do opuszczenia Polski) podejmowane jest w odrębnej procedurze i można je zaskarżyć.

Co robić do końca terminu wezwania: krok po kroku

1. Na piśmie zarejestruj odmowę pracodawcy. Wyślij pracodawcy oficjalne pismo z prośbą o dostarczenie zaświadczeń o niezaleganiu z ZUS i inspekcji skarbowej. Najlepiej wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i dodatkowo e-mailem. Zachowaj potwierdzenie wysyłki, potwierdzenie odbioru oraz odpowiedź pracodawcy. Ustna odmowa kierownika niczego nie dowodzi.
2. Do końca terminu złóż do urzędów wyjaśniający list oraz wniosek o przedłużenie terminu. W liście:
   • wyjaśnij, że dokumenty nie zostały dostarczone z winy pracodawcy;
   • dołącz kopie swoich pism do pracodawcy oraz jego odpowiedzi (lub wskaź, że odpowiedzi nie było);
   • poproś urząd o samodzielne sprawdzenie informacji o pracodawcy w ZUS i inspekcji skarbowej w ramach swoich kompetencji;
   • dołącz umowę o pracę, załącznik nr 1 (jeśli jest) oraz dokumenty potwierdzające twoje zatrudnienie.
3. Równocześnie szukaj innego pracodawcy, który jest gotów dostarczyć potrzebne dokumenty i nie ma zaległości. Na podstawie pracy u niego można złożyć nowy wniosek.
4. Jeśli otrzymasz decyzję o odmowie, zaskarż ją. Odwołanie (апеляційну скаргу) składa się do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców (Голови Управління у справах іноземців) przez wojewodę w ciągu 14 dni od dnia otrzymania decyzji. Złożenie skargi jest bezpłatne.
5. Składaj wszystko tylko na piśmie i zachowuj potwierdzenie złożenia. Dokumenty można złożyć osobiście, pocztą lub elektronicznie — przez MOS (Moduł Obsługi Spraw, електронну систему подання заяв до управління) lub e-Doręczenia (систему електронних доставок), w zależności od tego, jak składałeś wniosek.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wystarczy tylko pismo wyjaśniające?
Nie. Samo pismo rzadko zmienia wynik. Razem z wnioskiem o przedłużenie terminu i dowodami kontaktów z pracodawcą to minimum, które należy zrobić, aby pokazać urzędowi, że działasz w dobrej wierze.

Czy mogę sam otrzymać zaświadczenie o zaległościach pracodawcy?
Nie. ZUS i inspekcja skarbowa wydają takie zaświadczenie tylko samemu płatnikowi (firmie) lub osobie, którą on upoważnił. Urząd może samodzielnie sprawdzić informacje, dlatego warto o to bezpośrednio poprosić w piśmie.

Czy uratuje pismo wyjaśniające, jeśli pracodawca rzeczywiście ma długi?
Najprawdopodobniej nie. Jeśli pracodawca ma zaległości wobec ZUS lub skarbówki, urząd może odmówić właśnie z tego powodu — niezależnie od tego, że nie ponosisz za to winy. Dlatego warto od razu zacząć szukać innego pracodawcy, nie czekając na decyzję.

Jestem weteranem lub żołnierzem. Czy to zmienia zasady?
Status weterana sam w sobie nie zmienia zasad zmiany jedynego zezwolenia na pobyt i pracę. Jeśli masz PESEL UKR (numer PESEL ze statusem UKR) i ochrona czasowa (tymczasowy ochrony), obowiązują inne zasady: pracodawca informuje PUP (Powiatowy Urząd Pracy — повітове управління праці), a zezwolenie nie jest związane z konkretnym pracodawcą.
Jeśli nadal formalnie służysz w Siłach Zbrojnych Ukrainy, warto osobno sprawdzić swój status w Ukrainie: czy masz urlop, zwolnienie ze służby itp. To pytanie nie wpływa na polską procedurę, ale może mieć konsekwencje w Ukrainie.

Czy stracę kartę pobytu od razu po odmowie?
Nie. Odmowa zmiany decyzji automatycznie nie unieważnia twojego zezwolenia. Ryzyko unieważnienia pojawia się, gdy podstawa pobytu zniknęła (na przykład, jeśli już nie pracujesz u pracodawcy wskazanego w karcie) i nie wypełniłeś obowiązków przewidzianych w art. 121.

Od czego zależą moje możliwości działania?
Od konkretnych dokumentów: na jakiej podstawie obecnie pracujesz u nowego pracodawcy, co dokładnie jest napisane w wezwaniu, kiedy wydano twoją kartę i do kiedy ona obowiązuje. Bez analizy tych dokumentów nie można określić dokładnej strategii.

Wnioski: co zrobić teraz

1. Wyślij pracodawcy pisemne zapytanie listem poleconym.
2. Do końca terminu wezwania złóż pismo wyjaśniające, wniosek o przedłużenie terminu i dowody — nawet jeśli nie ma zaświadczeń.
3. Poproś urząd o samodzielne sprawdzenie informacji o pracodawcy.
4. Równocześnie szukaj innego pracodawcy.
5. W przypadku odmowy złóż apelację w ciągu 14 dni.

Jeśli pracodawca rzeczywiście ma długi, szanse na pozytywne rozstrzyganie w sprawie zmiany zezwolenia są niskie. W takim przypadku lepiej przejść do innej opcji, póki twoje pobyt w Polsce jest jeszcze legalny.

POTRZEBUJESZ PILNEJ POMOCY PRAWNEJ? DZWOŃ LUB PISZ W MESSENGERACH:
+48 732 205 307 (Polska)
+380 63 869 40 78 (Viber, Telegram, WhatsApp)

Zespół adwokata Olega Mołczanowa oraz adwokat Ukrainy Natalia Kuźmina (prawnik zagraniczny spoza UE — іноземний правник із країни поза Європейським Союзом, ORA Wrocław — Окружна адвокатська рада у Вроцлаві, nr wpisu WRO/PzB/1) pomoże przeanalizować twoje wezwanie, decyzję urzędu i umowę o pracę, a także sporządzić pismo wyjaśniające do urzędu do końca terminu.

Autor: Maria Pysmienna, Master of Law, asystentka adwokata. Zespół adwokata Olega Mołczanowa, świadectwo nr 3787.

Data aktualności: 11.10.2026. Normy sprawdzone według obowiązujących tekstów ustawy o cudzoziemcach (закону про іноземців, Dz.U. 2025 poz. 1079) i ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (закону про умови допустимості доручення роботи іноземцям, Dz.U. 2025 poz. 621).

Słowa kluczowe: zmiana decyzji karta pobytu, зміна рішення карта побиту, zaświadczenie o niezaleganiu ZUS, довідка про відсутність заборгованості, wezwanie urząd wojewódzki, виклик воєводське управління, pismo wyjaśniające, wniosek o przedłużenie terminu, art. 120 ustawa o cudzoziemcach, art. 121, art. 13 ustawa 2025 poz. 621, зміна роботодавця Польща 2026, роботодавець не дає довідки ZUS.